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Realización de investigaciones corporativas internas

Ninguna empresa quiere enfrentarse a la perspectiva de una investigación interna. Pero una confluencia de factores legales, económicos, políticos y sociales en los últimos años ha aumentado la probabilidad de que cualquier empresa, grande o pequeña, deba decidir si lanzarla y cómo hacerlo. Las investigaciones internas plantean cuestiones importantes no solo sobre la mejor manera de responder a las denuncias de irregularidades, sino también sobre las posibles consecuencias colaterales, como las consultas del gobierno, las preocupaciones de los inversores, el interés de la prensa y el impacto en las operaciones diarias.

Los problemas que surjan de las investigaciones corporativas internas pueden plantear algunos de los riesgos legales, financieros y de reputación más graves a los que se enfrentará cualquier empresa. En consecuencia, las decisiones que toma una empresa sobre cuándo y cómo realizar sus investigaciones internas pueden estar entre las más importantes.

¿Por qué iniciar una investigación?

Las empresas realizan investigaciones internas por una variedad de razones. Alguien en las funciones legales, financieras o de recursos humanos de una empresa puede saber de presuntas irregularidades dentro de la empresa. Otras veces, la información llega a la atención de la empresa desde una fuente externa, como un fiscal o regulador, informes de los medios, demandas judiciales amenazadas, quejas de clientes o proveedores, o demandas de los accionistas. Las supuestas irregularidades pueden incluir denuncias de actividades delictivas como soborno, malversación de fondos, fraude o autonegociación. Las investigaciones también pueden dar lugar a problemas en el lugar de trabajo, como acoso, discriminación o represalias.

En todos los casos, se realiza una investigación interna para determinar, de manera legalmente defendible, lo sucedido y las bases para la toma de decisiones. La gerencia de la empresa, incluida la junta directiva, debe tomar decisiones informadas sobre las denuncias de irregularidades, lo que realmente sucedió, cuál es la exposición potencial, cómo detener cualquier comportamiento problemático y qué medidas correctivas son necesarias. También puede revelar evidencia que refute las acusaciones, establecer una promesa de cumplimiento y, como mínimo, recordar la respuesta de buena fe de la empresa a la situación, todo lo cual puede exponer a la empresa tanto a sanciones gubernamentales como a demandas civiles para reducir.

Una investigación exhaustiva puede identificar políticas, procedimientos, sistemas y capacitación deficientes, así como ayudar a mantener la credibilidad con los clientes, socios comerciales y el público.

Que pensar

Sin embargo, las investigaciones internas pueden tener consecuencias colaterales adversas. Estos incluyen el costo y la interrupción de las operaciones normales. La investigación podría crear publicidad negativa para la empresa si la investigación no se mantiene confidencial. Y si se publica, la investigación podría crear un plan para acciones civiles por parte de los accionistas o acciones penales/regulatorias por parte del gobierno.

Estas posibles desventajas deben tenerse en cuenta al determinar el alcance y la secuencia de una investigación interna. Cualquier investigación debe ser minuciosa, pero para evitar «hervir el mar». También debe ser rápido sin prisas. Para ser de alguna utilidad, sus resultados deben ser justos, precisos y bien documentados. Eso significa que debe hacerse de manera objetiva, independiente y creíble. Para limitar la exposición potencial, así como las infracciones internas, la investigación debe mantenerse confidencial y confidencial, a menos que se tome la decisión de renunciar al privilegio y hacer un uso positivo de la investigación para establecer la buena fe de la empresa.

¿Qué sigue?

En el caso de denuncias de mala conducta de la alta gerencia, un comité de directores independientes debe supervisar la investigación con la asistencia de un abogado externo con experiencia. Para asuntos que involucran a empleados de nivel inferior, a menudo es suficiente un abogado interno y/o el departamento de recursos humanos o auditoría (con la supervisión de un abogado para proteger el privilegio). Solo las investigaciones realizadas por un abogado (ya sea interno o externo) están protegidas contra la divulgación por el privilegio abogado-cliente.

La investigación debe identificar y documentar el alcance de la investigación. Una vez que se define el alcance, los investigadores deben identificar, preservar, recopilar y revisar los documentos relevantes. Los investigadores deben coordinar de inmediato con el departamento de TI de la empresa para desactivar cualquier política de eliminación automática. Los investigadores deben enviar avisos de conservación de documentos a las personas que se cree que están en posesión de pruebas y considerar entrevistar a los posibles custodios de documentos para identificar todas las fuentes de información relevante.

A continuación, los documentos deben recopilarse en una base de datos. Esto lo puede hacer el departamento de TI de la empresa o un abogado externo y, a menudo, se coordinará con el departamento legal interno de la empresa (a menos que estén excluidos de la investigación para mantener su independencia). Una vez analizados los documentos, los investigadores deben entrevistar a los testigos correspondientes. Estos testigos generalmente incluirán al denunciante, los presuntos infractores, cualquier persona identificada con información relevante, personas cuyos nombres aparecen en documentos clave, terceros con conocimiento de los problemas que se investigan y otras partes interesadas clave, como supervisores, Recursos Humanos, Internos. Auditoría. , etc.

Siempre que sea posible, las entrevistas deben realizarse en persona en lugar de por videoconferencia o por teléfono, para permitir que los investigadores evalúen la credibilidad de un testigo. Debe haber al menos dos entrevistadores: un entrevistador y un tomador de notas. Solo se deben permitir otros participantes si su asistencia tiene un propósito, como levantar el ánimo de los testigos. Por ejemplo, la presencia de un abogado interno puede tranquilizar al testigo y facilitar la entrevista. Pero los investigadores deben limitar el número de participantes para evitar intimidar a los testigos.

Compilación de Resultados

Una vez recopilados todos los documentos y entrevistados los testigos, la empresa debe decidir si los investigadores deben presentar su trabajo de forma escrita u oral. Los informes escritos toman tiempo para prepararse, son más costosos, están sujetos a descubrimiento y pueden someter la investigación a segundas conjeturas.

Si el caso involucra acusaciones criminales, un informe escrito puede estar en manos del gobierno. Por lo tanto, en algunos casos, un cliente puede preferir un informe oral o puede concluir que los memorandos de la entrevista y los documentos fuente son suficientes. Sin embargo, la ausencia de un informe escrito puede sugerir que la investigación fue inadecuada o que el cliente no está comprometido con las recomendaciones correctivas del abogado.

Cada etapa de la investigación requiere una gestión cuidadosa, adaptada a las denuncias involucradas. Las investigaciones deben llevarse a cabo para preservar la objetividad e integridad del proceso. Ninguna empresa debe emprender una investigación, por pequeña o informal que parezca, sin el asesoramiento de un abogado con experiencia en llevarlas a cabo.

Editorial TNH

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